【宴会予約システム】ブライダル・ウエディングのオペレーション

宴会予約システムは、宴会に付随する様々な業務をトータルでサポートするために開発されたシステムです。ブライダル・ウエディング業界でも、便利に活用することができます。この記事では、宴会予約システムによってどのようにブライダル業務が効率化できるのかご紹介します。

結婚式を行うカップルがまず初めにするのは、結婚式場探しです。資料請求をしたり、電話やメールなどで問い合わせをしたりします。式場見学やブライダルフェアの参加予約などもあるでしょう。それを受けて運営会社は日程の調整をしたり、電話やメールなどで連絡をしたりします。

次は式場見学となり、その際にはウエディングプランナーが接客を行います。どういう結婚式を挙げたいのか、結婚式の希望予算などをヒアリングし、実際の式場の内覧などを実施します。大まかな見積もりを提出することもありますし、結婚式用の料理の試食を行う式場もあるようです。

その後、式場が決定した場合には、正式な見積書を提出して契約を結びます。そして、結婚式に向けて打ち合わせをスタートさせるという流れです。

衣装・会場装花・演出・料理・引き出物などを一つひとつ決定していくことになりますが、それに関連する発注業務なども発生します。最後に結婚式の当日を迎えて進行を行い、何らかのトラブルが発生した際にはそれに対処します。

まず、最初の集客の場面では、結婚情報誌や結婚情報サイトなどを使ったPRを行います。問い合わせに対して適切な対応が、来館につながるため大切です。予約した人のうち全員が来館するわけではなく、キャンセルなども発生します。見学に訪れる人は多くても契約には至らないということもあるので、実際の契約にどうつなげるのかがブライダル・ウエディング業界の課題だといえるでしょう。

実際の打ち合わせでは、顧客単価を上げることがポイントになります。付加価値の高いサービスやプランがあれば、納得して支払額を増やすということもあります。事務作業に追われていると、なかなか新しい提案をできないことがあるかもしれませんが、顧客のニーズを掴むためには、ヒアリングに時間をかけて様々な話をすることが重要です。そのためにも業務の効率化が求められます。

ウエディングプランナーは、結婚式をトータルでプロデュースする結婚式には必要不可欠な存在です。打ち合わせでは、結婚式のタイムスケジュールや演出、ゲストの参加人数などを決めていきます。どんな余興を行うのか、お色直しはどうするのかなどを決めていかなければなりません。

さらに、結婚式に準備するものなども決定します。ゲストへの引き出物や招待状などのペーパーアイテム、衣装など決めることはたくさんあります。もし、発注するのを忘れていたりすると、大変なことになってしまうため気を遣うところです。

また、ホテルなどにある結婚式場の場合にはゲストの宿泊の手配を依頼されることもあります。二次会なども行う場合には、その手配をしなければいけないことも少なくありません。余興を行う場合には、新郎新婦以外のゲストと打ち合わせをすることもあります。

結婚式には多くの人が関わっており、イレギュラーな事態が発生することも少なくありません。打ち合わせがなかなか進まないことも多いです。そのような際には、ワークシステム株式会社の宴会予約システムを使うと業務を効率的に進めることができます。

宴会予約システムを使うと、あらゆる情報をシステム上で一元管理することができるようになります。誰が見ても一目瞭然なので、担当者が急に休みになった場合なども他の人がスムーズに対応することが可能です。ペーパーレス化にもなるので、印刷のコストを減らせるだけでなく、作業をリスト化し、顧客への対応を統一化することもできます。重要な事柄について打ち合わせをし忘れたというトラブルも無くなるでしょう。

また、見積書のデータをそのまま発注書に出力もできるので、発注業務の負担も減らせます。どの端末からどの作業を行ったかも把握できるようになります。スタッフごとに権限を設定することも可能であるため、セキュリティの面でも安心です。

ブライダル・ウエディング業界では一つの結婚式を行うのに、様々なタスクをこなさなければなりません。細かい打ち合わせも多いですし、発注業務なども着実にこなす必要があります。そのような場合は宴会予約システムを使えば情報を一元管理することができ、ウエディングプランナーの負担を大幅に減らせます。

業務を効率化することで余裕が生まれ、来館から契約に結び付けるための工夫がこらせるようになることも多いでしょう。顧客のニーズに応えることで、単価を上げることにも繋がります。

ワークシステム株式会社では、ブライダル・ウエディング業界に身を置く皆様に役立つシステムをご提供しております。ご興味がある方は、ぜひともご利用ください。